Jaworzno, 23.10.2017 r.

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY CENOWEJ nr 3/ RPO/WSL/3.3/2017
w ramach projektu pn.

„Wdrożenie chmurowego sytemu informatycznego wykorzystującego wirtualne wymiary analityczne kompatybilne z workflow do zarządzania inwestycjami budowlanymi.”

złożonego w odpowiedzi na konkurs nr

RPSL.11.02.02-IZ.01-24-177/17 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020

1.     I.   ZAMAWIAJĄCY:

RISER.domy Sp. z o. o.

ul. Inwalidów Wojennych 8

43-603 Jaworzno

NIP: 632-20-09-441

KRS: 0000459987

1.   II.   OSOBA UPRAWNIONA DO KONTAKTU:

Piotr Góralczyk

Mail: biuro@riserdomy.pl

Tel: 32 614 01 75

1.  III.   TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
   
   

Zamówienie realizowane będzie zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w „Wytycznych
w zakresie  kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”.

1.  IV.   PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

Pozycja 1:

Przedmiotem zamówienia jest system informatyczny wykorzystujący wirtualne wymiary analityczne kompatybilne z workflow, do zarzadzania zmiennoukładowym inwestycjami budowlanymi.

W wyniku realizacji zadania powstanie Platforma, która składać się będzie z powiązanych ze sobą modułów, pracujących na jednej bazie danych:

WORKFLOW (WF) - moduł do procesowego obiegu pracy, skanowania, obiegu, dekretacji analitycznej i archiwizacji dokumentów. Ma pozwalać na definiowanie i sterowanie ścieżkami obiegu poszczególnych typów dokumentów oraz kontrolować etapy wykonania zadań, oferować wsparcie dla pracy grupowej, zarządzanie procesami, skrzynki pracownicze, dzienniki podawcze.

AGENT MANAGER (AM) - alerty i akcje automatyczne

PROJECT MANAGER (PM) - moduł rozszerzający funkcjonalność obiegu pracy, przeznaczony do zarządzania prowadzonymi projektami/inwestycjami budowlanymi. Ma pozwalać na tworzenie wielu typów i rodzajów projektów wraz z pełną - drzewiastą strukturą dokumentów z nimi związanych, zapewniać możliwość tworzenia różnorodnych typów, rodzajów i wersji kalkulacji/kosztorysów. Wymóg współdziałania z modułami do budżetowania oraz harmonogramowania, rejestracji i dekretacji czasu pracy.

DATA VIEWER (DV) - moduł umożliwiający kreowanie, zapis, organizację i dystrybucję niezbędnych raportów związanych z inwestycją budowlaną, operując na dostępnych miarach i wymiarach. Współpracując z modułem Agent Manager (AM) automatyzuje procesy dystrybucji krytycznych dla zarządzania firmą informacji (termin realizacji, koszt itp.), dostarczając je w odpowiednim czasie w czytelnej i zrozumiałej dla użytkownika formie.

DATA INTEGRATOR (DI) - moduł zapewniający integrację z systemem księgowym, ma zapewniać konsolidację danych informacji pochodzących z wielu źródeł (system księgowy, dane archiwalne) oraz integrację systemu z innymi – zewnętrznymi systemami informatycznymi.

BUDGET (BM) - moduł do tworzenia dowolnej liczby budżetów w różnych formach i dowolnych okresach czasu. Oprócz budżetowania przychodów i kosztów w różnych układach musi zapewniać planowanie ilościowe i powiązanie z nimi planowanie finansowe. Możliwość pracy w oparciu o model on-line jak i z wykorzystaniem współpracy z Microsoft Excel lub Microsoft Project w modelu off-line.

TIME TRACKING (zarządzanie maszynami) - moduł pozwalający na harmonogramowanie i rezerwacje zasobów wraz z definiowaniem dowolnych typów kalendarzy. Musi umożliwiać planowanie obciążeń oraz rejestrację i dekretację czasów pracy zasobów firmy m.in. dla zaawansowanych potrzeb controllingu i analiz.

Platform (WF) - Klient (10 stanowisk)

Platform (DV) - Klient (3 stanowiska)

System informatyczny jest niezbędnym, narzędziem do zautomatyzowania procesów budżetowania inwestycji budowlanych. System będzie w pełni dostosowany do dostosowany do potrzeb firm budowalnych takich jak RISER.domy i opierać się będzie na wykorzystaniu parametryzowanych modułów informatycznych, które zostaną skonfigurowane w taki sposób, aby otrzymać narzędzie które w czasie rzeczywistym dokona analizy dane dot. kosztów robocizny, zużycia materiałów, czy wykorzystania sprzętu (pracujące w układzie RMS), dając przy tym możliwość w dostępu do poszczególnych kosztów budów, ich etapów lub innych podpozycji zamieszczonych w budżecie budowlanym.

Platforma będzie stanowiła komplet narzędzi wspierających procesy obiegu pracy, zarządzania projektami, transformacji, integracji i modelowania danych zarówno dla potrzeb Umożliwi wdrożenie zaawansowanych, controllingowych metod zarządzania przedsiębiorstwem, pozyskania i łączenia ze sobą informacji pochodzących z wielu źródeł (np. inwestycja budowlana, księgowość, wykonawcy), procesowy obieg pracy, stosowanie odpowiednich dekretacji i podzielników aż po wielowymiarowe dedykowane obszary analityczne.

Przed bieżącym konkursem ofert została opracowana dokumentacja źródłowa konstrukcji nowego systemu informatycznego, wykorzystującego wirtualne wymiary analityczne, kompatybilne z workflow, do zarządzania zmiennoukładowymi inwestycjami budowlanymi. Dokumentacja źródłowa stanowi załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. Dedykowane oprogramowanie musi spełniać wszystkie zapisy dokumentacji źródłowej.  Oferty na systemy niespełniające wymagań dokumentacji źródłowej będą odrzucone.

Pozycja 2:

Przedmiotem zamówienia jest usługa szkolenia uwzględniająca przygotowanie pracowników RISER.domy Sp. z o.o. do użytkowania wdrożonego systemu w zakresie zastosowania narzędzi informatycznych niezbędnych do użytkowania nowego systemu w firmie.

Szkolenie podzielone będzie podzielone na następujące etapy:

1. Wprowadzenie do systemu - czas trwania ok. 3 h – w tym info o imporcie i eksporcie danych

2. Ogólne szkolenie dla kierowników / kosztorysantów/ księgowości – ok. 3h – analiza funkcji systemu z podziałem na grupy

3. Indywidualna praca ze szkoleniowcem każdego z pracowników ok. 4 h/os. – omówienie funkcji specyficznych oraz pierwsze wspólne testowanie systemu dla danego

stanowiska,

4. Podsumowanie/ dyskusja/ pytania - 3 h

Jednocześnie, aby ułatwić dostęp do produktu (systemu) zapewnione zostaną dodatkowe godziny szkoleniowe dla każdego z pracowników do wykorzystania w wersji mobilnej –

dodatkowe 2 h konsultacji w ciągu pierwszych 2 tygodni użytkowania systemu.

Realizacja celu obejmuje m.in.:

- omówienie podstawowych pojęć,

- omówienie wdrożeń systemu informatycznego w przedsiębiorstwie,

- funkcjonalność poszczególnych modułów systemu,

- prezentację sposobów wymiany informacji pomiędzy poszczególnymi modułami a działami w firmie,

- prezentację przykładów dokumentacji projektowej.

1. Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert wariantowych.
2. Zamawiający nie dopuszcza  składania ofert częściowych.

3.   Zamawiający nie dopuszcza zamówień uzupełniających.

4.   Pozycja 1: KOD CPV : 48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

      Pozycja 2: KOD CPV: 79632000-3 Szkolenie pracowników

1. V.      WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONANIA ICH OCENY:
2. Z postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia wyklucza się:

a)      podmioty powiązane osobowo i kapitałowo z zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające w szczególności na:

- uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

- posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,

- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli

1. Warunki wskazane w punkcie 1a będą oceniane metodą zerojedynkową tj. spełnia-nie spełnia na podstawie oświadczenia złożonego zgodnie z Załącznikiem nr 2 do niniejszego Zaproszenia.
2. Warunkiem uczestniczenia w konkursie ofert jest przedstawienie gwarancji na wdrażane oprogramowanie minimum 6 lat oraz spełnienia założeń dokumentacji źródłowej, stanowiącej załącznik nr 3.
3. Warunkiem uczestnictwa w konkursie ofert jest spełnienie przez ofertowany system następujących punktów:
   1. Nawigacja (menu) będzie spójna, logiczna i niezmienna w obrębie platformy i dostępna z poziomu klawiatury
   2. Kontrast kolorystyczny wszystkich elementów pokazujących treść lub funkcjonalność  będzie zapewniał stosunek jasności tekstu do tła co najmniej 4,5 do 1
   3. Widok okna platformy będzie można znacząco (co najmniej 200%) powiększyć
   4. Tabele służące do przekazania danych będą zbudowane w możliwie prosty sposób i będą posiadać nagłówki
4. Oferta, która nie spełni jakiegokolwiek warunku określonego w punktach 1-4 zostanie odrzucona.

1. VI.      MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
2. Ofertę należy złożyć w terminie do 3.11.2017 r. do godziny 12:00

• na adres e-mail: biuro@riserdomy.pl

lub

• w zamkniętej kopercie na adres: ul. Inwalidów wojennych 8, 43-603 Jaworzno

z dopiskiem:

„ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY CENOWEJ nr 3/RPO/WSL/3.3/2017 – nie otwierać”

1. Oferty złożone po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane. Liczy się data i godzina wpłynięcia oferty do Zamawiającego.
2. W przypadku wątpliwości związanych z zawartością złożonych ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania Oferenta do złożenia wyjaśnień lub uzupełnień.
3. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający powiadomi Oferentów pisemnie lub faksem lub drogą elektroniczną.
   1. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany lub wycofania oferty przez Oferenta przed upływem terminu składania ofert.
   2. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad jak składana oferta, odpowiednio oznakowana  z dopiskiem „ZAMIANA”.

1. VII.         TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ ORAZ WYKONANIA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
2. Oferent pozostaje związany złożoną ofertą minimum do końca roku, tj. minimum do dnia 2017-12-31.
3. Maksymalny okres realizacji zamówienia: do 130 dni roboczych od podpisania umowy z wybranym Wykonawcą lub od dnia złożenia zamówienia przez Zamawiającego.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu realizacji przedmiotu zamówienia. Nowe terminy będą ustalane w konsultacji z wyłonionym Wykonawcą.
5. W toku badania i oceny oferty Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

1. VIII.      OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:
2. Ofertę należy sporządzić na Formularzu Ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zaproszenia.
3. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę i zaproponować tylko jedną cenę lub tylko jedną wartość liczbową, wyrażającą ofertowaną pozycję. Złożenie przez Oferenta więcej niż jednej oferty, oferty zawierającej rozwiązania wariantowe albo alternatywne, lub złożenie jednej oferty zawierającej w dowolnej ofertowanej pozycji więcej niż jedną wartość spowoduje jej odrzucenie.
4. Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta.
5. Wzory dokumentów dołączonych do niniejszego Zaproszenia powinny zostać wypełnione przez Oferenta i dołączone do oferty, bądź też przygotowane przez Oferenta w treści zgodnej
   z Zaproszeniem.
6. Oferent  ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
7. Z tytułu nieuwzględnienia ofert, Oferentom nie przysługują żadne roszczenia przeciwko Zamawiającemu.
8. Ofertę należy sporządzić pisemnie lub elektroniczne w jednym egzemplarzu  w języku polskim.
9. Oferent może zastrzec w ofercie, iż Zamawiający nie będzie mógł ujawnić informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, tj. nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.
10. Strony oferty będące tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co do których Oferent  zastrzega, że nie mogą być one udostępniane innym uczestnikom postępowania, należy złożyć jako odrębną część oferty lub włożyć do oddzielnej koperty, odpowiednio ją oznaczając.

1.  IX.   OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY:
   1. Podana w ofercie cena musi być wyrażona w PLN.
   2. Należy podać cenę całkowitą netto za realizację przedmiotu zamówienia.
   3. Cena podana w ofercie, musi być ceną ostateczną, kompletną, jednoznaczną, nadto musi uwzględniać: wszystkie wymagania stawiane przez Zamawiającego w niniejszym Zaproszeniu, wszelkie zobowiązania Oferenta  oraz obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Oferent
      z tytułu należytej realizacji całości zamówienia. Złożenie oferty, której cena nie będzie ostateczna, kompletna i jednoznaczna będzie skutkować odrzuceniem oferty.
   4. Cena oferty jest ceną, której definicję określa art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 5 lipca 2001 roku
      o cenach (Dz. U. z 2001 r. Nr 97 poz. 1050 z późn. zm.), tzn.: Cena to wartość wyrażona
      w jednostkach pieniężnych, którą kupujący jest obowiązany zapłacić przedsiębiorcy za towar lub usługę; w cenie uwzględnia się podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów sprzedaż towaru (usługi) podlega obciążeniu podatkiem od towarów i usług oraz podatkiem akcyzowym.
   5. Ceną oferty jest kwota (wraz z obowiązującym podatkiem od towarów i usług) za realizację przedmiotu zamówienia wymieniona w Formularzu Oferty.

1.   X.   OCENA OFERT:
   1. Oferty Oferentów, którzy wykażą, że nie podlegają wykluczeniu oraz, że spełniają warunki udziału w postępowaniu będą badane pod względem ich zgodności z wymogami Zamawiającego postawionymi w opisie przedmiotu zamówienia.
   2. W toku dokonywania oceny złożonych ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Oferenta  wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. Zamawiający wezwie Oferentów, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli dokumenty zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba, że mimo ich złożenia oferta  podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania.
   3. Oferty, które nie będą odpowiadać wymogom określonym w niniejszym Zaproszeniu zostaną odrzucone, pozostałe oferty zostaną dopuszczone do oceny punktowej.
   4. Zamawiający dokona oceny punktowej złożonych ofert na podstawie następujących kryteriów oceny ofert:

1. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów w ramach ww. kryteriów obliczoną w poniższy sposób:

1. Jeżeli Zamawiający nie może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej że względu na to, że zostały złożone oferty który uzyskały taką samą liczbę  punktów  Zamawiający wezwie Oferentów do przedstawienia szczegółowych wyjaśnień i określi dodatkowe kryterium wyboru.

1.  XI.   INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY:

1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wszystkich Oferentów, którzy złożyli oferty w niniejszym postępowaniu.
2. Umowa zostanie podpisana z Oferentem, który złożył najkorzystniejszą ofertę.
3. W przypadku, gdy Oferent, który złożył najkorzystniejszą ofertę uchyla się od podpisania umowy, Zamawiający ma prawo wybrać najkorzystniejszą ofertę spośród pozostałych złożonych ofert.

1. XII.   WARUNKI ZMIANY UMOWY

Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, przede wszystkim gdy jest ona korzystna dla Zamawiającego i nie była możliwa do przewidzenia na etapie podpisywania umowy. Dopuszczalne będą zmiany dotyczące w szczególności:

1. Zmiany terminu realizacji przedmiotu zamówienia na żądanie Zamawiającego lub z przyczyn niezależnych lub usprawiedliwionych przez Wykonawcę,
2. Aktualizację danych Wykonawcy i Zamawiającego poprzez: zmianę nazwy Wykonawcy, zmianę adresu siedziby, zmianę formy prawnej itp.
3. Nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy,
4. Warunki dokonania zmian: wszelkie zmiany i uzupełnienia do umowy zawartej z wybranym Wykonawcą muszą być dokonywane w formie pisemnych aneksów do umowy podpisanych przez strony, pod rygorem nieważności

1. XIII.   UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA:

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania ofertowego bez podania przyczyny.

1. XIV.   ZASTOSOWANE ŚRODKI UPUBLICZNIENIA INFORMACJI O ZAMÓWIENIU:

1. Zamieszczanie Zapytania na stronie internetowej Zamawiającego, pod adresem: www.riserdomy.pl
2. Wysłanie zapytania do co najmniej 3 potencjalnych oferentów.

1. XV.   ZAŁĄCZNIKI:

1. Załącznik nr 1. Wzór Formularza Ofertowego.
2. Załącznik nr 2. Oświadczenia.
3. Dokumentacja źródłowa nowego systemu informatycznego

Z wyrazami szacunku,

……………………………………………

ZAŁĄCZNIK NR 1

Pieczęć Oferenta

FORMULARZ OFERTOWY

w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 3/RPO/WSL/3.3/2017

1. Dane Oferenta:

1. Cena:

2.1  Niniejszym zobowiązuję się dostarczyć przedmiot zamówienia zgodnie z zakresem przedstawionym w zapytaniu ofertowym nr nr 3/ RPO/WSL/3.3/2017 z dnia 9.08.2017 r. w

Pozycja 1:

w cenie netto: ……………………………………………………………………………………………………………………

Słownie: ………………………………………………………………………………………………………………………..

Cenie brutto: ………………………………………………………………………………………………………………….

Słownie: ………………………………………………………………………………………………………………………….

Pozycja 2:

w cenie netto: ……………………………………………………………………………………………………………………

Słownie: ………………………………………………………………………………………………………………………..

w cenie brutto: ………………………………………………………………………………………………………………….

Słownie: ………………………………………………………………………………………………………………………….

Łączna cena oferty (Pozycja 1 + Pozycja 2):

cena netto: ……………………………………………………………………………………………………………………

Słownie: ………………………………………………………………………………………………………………………..

Cena brutto: ………………………………………………………………………………………………………………….

Słownie: ………………………………………………………………………………………………………………………….

1. 3.     Czas realizacji przedmiotu zamówienia:

Niniejszym zobowiązuję się zrealizować przedmiot zamówienia w ciągu ………………………………………… dni roboczych od daty podpisania umowy lub od dnia złożenia zamówienia przez Zamawiającego

1. 4.  Czas reakcji na usterki: …………………………godzin

1. 5.  Gwarancja

     Oferowany program objęty jest gwarancją na okres: …………………… lat

1. 6.  Termin związania ofertą:

Niniejszym oświadczam, iż pozostaje związany ofertą do dnia ………………………………………………….

1. 7.    Oświadczam iż zapoznałem się z warunkami niniejszego postępowania i nie zgłaszam do niego zastrzeżeń.

ZAŁĄCZNIK NR 2

Pieczęć Oferenta

Numer postępowania: nr 2/RPO/WSL/3.3/2017

OŚWIADCZENIA

Załączniki:

Treść zapytania ofertowego

Formularz ofertowy

Dokumentacja